Hiusviisikko byttet fra en papirkalender til en digital versjon

Hiusviisikko er en profesjonell frisørsalong i Vantaa, Finland. Selskapet går tilbake 20 år med det nåværende teamet på fem kvinner som har jobbet sammen i 10 år. Hiusviisikko ble først intodusert for booksalon på en utstilling i 2018, før den første tjenesten i det hele tatt var lansert. Gruppen likte det de hørte om det nye systemet og var interessert i muligheten til å være med å utvikle det nye produktet også. De gikk først over fra papirkalenderen til booksalon gratis bookingkalender i 2019. Implementeringen ble gjort i deres eget tempo.

"Først ble en digital kalender satt opp ved siden av den eksisterende papirkalenderen. Dette betydde at overgangen kunne gjøres trinnvis." Gruppen sier at hele prosessen var enkel og logisk.

Hiusviisikko brukte tidligere et veldig tradisjonelt oppsett: en papirkalender, et gammeldags kasseapparat og en separat betalingsterminal. Hovedutfordringene de hadde ved å bruke dette systemet var:

1. Å lage en månedlig rapport ved å bruke det gamle kassasystemet var tungvint og tok flere timer hver måned.

2. Det separate kasseapparatet og betalingsterminalen innebar ofte skrivefeil, fordi selgerens ID måtte legges inn i begge systemene. Korrigeringer av kvitteringer måtte ofte gjøres i fritiden på søndager.

3. Kundeservicen til tilbyderne av kasseapparatet og betalingsterminalen var dårlig i situasjoner det oppsto problemer. De måtte ofte vente i flere dager for å få hjelp.

4. Bestillinger kunne kun gjøres på telefon, noe som hele tiden forstyrret arbeidet.

Den største hindringen for å gå over til den elektroniske bookingkalenderen var bekymringen for at tjenesten kanskje ikke ville fungere som de ønsket, eller at gruppen til ville forstå hvordan det skulle brukes. Her var noen av bekymringene deres:

• Hva om implementeringen var tungvint og ingen ville skjønne hvordan de skulle bruke det?

  • Booksalon er enkel å sette opp og bruke, og vi hjelper kunden hvert steg på veien. Hvis du har satt opp en konto på sosiale medier, vil du ikke ha noe problem med å bruke booksalon.

• Hva om internettforbindelsen krasjet og systemet ikke ville være tilgjengelig?

  • Booksalon kan brukes på alle enheter, så om datamaskinen skulle slå seg vrang, kan du enkelt bytte til mobilen din.

• Hva om kundene gjorde dobbeltbestillinger i kalenderen?

  • Booksalons smarte bookingsystem forhindrer automatisk dobbeltbestillinger i kalenderen.

• Hva om kundene ikke ville kunne bestille riktig tider på nett?

  • Med booksalon kan tjenester og tilleggstjenester settes opp for hver ansatt/selvstendig næringsdrivende og tider kan bestilles deretter.

I ettertid forstår Hiusviisikko at frykten deres var ubegrunnet. Chat-supporten inne på booksalon hjelper salongeiere når de bruker systemet og teamet har vært veldig fornøyd med hvor raskt booksalon hjelper med eventuelle problemer i systemet.

"Vi har alltid fått hjelp og svar fra kundeservice veldig raskt. Våre forslag til endringer har også blitt lyttet til, og mange av dem har allerede blitt gjennomført”, konstaterer gruppen fornøyd.

I 2020 ble Hiusviisikko booksalon PRO-kunder. Det viktigste er at endringen av systemene ble gjort i etapper som passet salongen deres. Først fra papirkalender til et gratis elektronisk bookingsystem. Deretter ble kassasystemet og betalingsterminalen fullstendig oppgradert til booksalons elektroniske system. Nå tar booksalon sitt altomfattende system seg av b.la. kasserapporter for alle ansatte automatisk og de trenger ikke lengre bekymre seg for skrivefeil i betalingsterminalen.

"Søndager er nå en fridag og tiden kan brukes på de viktige tingene", sier de med glede.

Kortutbetalinger kommer raskt innen 2 dager direkte på hver gründer sin konto. Bestillinger på telefon tar ikke lenger tiden fra gründerne og salongen opplyser om at antall telefonsamtaler har gått betydelig ned.

" Telefonsamtaler til salongen har blitt redusert med 70% og tiden vi bruker i telefonen er nå mindre enn 10 minutter om dagen."

Det beste av alt, sier Hiusviisikko, er at deres daglige liv har roet seg betraktelig ned etter at de begynte å bruke booksalon-systemet.

"Jeg er mye roligere i disse dager, siden booksalon automatiserer tidkrevende oppgaver fra en som er næringsdrivende", innrømmer et av medlemmene av teamet.

FORTSETT Å UTFORSKE BOOKSALON

Bytteveiledningen er skrevet for en salongeier som vil utvide virksomheten sin, som leter etter billigere løsninger enn sine eksisterende systemer, eller for å lære mer om booksalon sine funksjoner og hvordan bytte system. Du kan også booke en gratis, online demo. Vil du bytte fra en papirkalender til et elektronisk bookingsystem? Du kan starte allerede i dag!